De situatie
TK Kunststofpuien vroeg ons om hun kantoorprocessen te optimaliseren. De organisatie werkte veel met handmatige documentatie en printwerk, waardoor overzicht en snelheid onder druk stonden.
TK Kunststofpuien vroeg ons om hun kantoorprocessen te optimaliseren. De organisatie werkte veel met handmatige documentatie en printwerk, waardoor overzicht en snelheid onder druk stonden.
De vraag naar optimalisatie bleek breder dan alleen efficiënter werken. De uitdaging zat in het ontbreken van één centrale plek waar processen en informatie samenkwamen. Informatie werd op verschillende manieren vastgelegd en verwerkt, waardoor er weinig samenhang was tussen kantoor, fabriek en klant.
Hierdoor ontstond afhankelijkheid van handmatige handelingen en was het lastig om realtime inzicht te hebben in de status van opdrachten. De echte uitdaging lag in het verbinden van processen en het creëren van één logisch geheel.
Wij zijn gestart met het inzichtelijk maken van de processen en informatiestromen. Vanuit daar hebben wij gekozen voor een centraal CRM als fundament. Wij hebben een CRM ingericht dat het volledige proces ondersteunt, van aanvraag tot oplevering. Dit systeem is gekoppeld aan interne systemen, zodat de fabriek direct met de juiste en actuele informatie werkt.
Daarnaast hebben wij een klantportaal ontwikkeld waarin klanten opdrachten kunnen accorderen en de voortgang kunnen volgen.
Aan de voorkant hebben wij dit doorvertaald naar een nieuwe website met een vernieuwde huisstijl en logo, zodat de externe uitstraling aansluit op de interne professionalisering.
Het resultaat is een organisatie waarin processen centraal en digitaal verlopen, met meer overzicht, betere samenwerking tussen afdelingen en direct inzicht voor de klant.
