LegalMatters.com vroeg ons om een interne tool te ontwikkelen die hun dagelijkse werkzaamheden ondersteunt en overzicht geeft in lopende zaken. Daarnaast was er behoefte aan een nieuwe website die helpt bij het aantrekken van nieuwe klanten.
De vraag naar een interne tool ging in de kern over grip en schaalbaarheid. Werkzaamheden zoals merkbeheer, verlengingen en opvolging van dossiers vroegen om structuur en overzicht, terwijl deze informatie verspreid zat en sterk afhankelijk was van individuele opvolging.
De uitdaging zat in het centraal organiseren van deze processen, zodat het team niet alleen efficiënter werkt, maar ook proactief kan sturen op deadlines en kansen. Denk aan tijdig verlengen van merken en het signaleren van commerciële mogelijkheden.
Aan de commerciële kant speelde een vergelijkbare uitdaging. LegalMatters.com heeft een sterk inhoudelijk aanbod, maar de vertaalslag naar concrete instroom ontbrak. Er was geen duidelijke, laagdrempelige route voor nieuwe klanten om in te stappen. Terwijl juist daar kansen lagen, bijvoorbeeld in het vroegtijdig toetsen van merken.
Wij zijn gestart met het structureren van de interne processen en terugkerende werkzaamheden. Vanuit daar hebben wij een interne procestool ontwikkeld die fungeert als centraal systeem voor het team.
In deze tool hebben we:
Parallel hieraan hebben wij de commerciële kant opnieuw ingericht. We hebben een nieuwe website ontwikkeld die niet alleen informeert, maar activeert.
Daarbij hebben wij bewust gekozen voor een concrete instap, zoals de gratis merkencheck, waarmee bezoekers direct inzicht krijgen in hun merkpositie en de eerste stap zetten richting dienstverlening.
Het resultaat is dat LegalMatters.com intern meer grip heeft op processen en minder afhankelijk is van losse handelingen. Tegelijkertijd ondersteunt de website actief in het genereren van nieuwe aanvragen.
Operatie en commercie sluiten nu op elkaar aan, waardoor er niet alleen efficiënter wordt gewerkt, maar ook structureel nieuwe instroom ontstaat.
